4 best practices om je team te laten samenwerken met een chatbot

Een chatbot op je website klinkt misschien als iets wat je team overbodig maakt, of juist iets wat in de weg zit. In de praktijk blijkt het tegenovergestelde: kantoren die duidelijke afspraken maken over de samenwerking tussen chat en collega's, halen tot drie keer meer bezichtigingsaanvragen uit hun website.

En dat is niet alles. Een goede samenwerking tussen chat en team zorgt voor rust op kantoor, snellere opvolging en tevredener klanten. Dit zijn 4 best practices om het goed in te richten:

1. Bepaal welke vragen de chat afhandelt:

Begin met een overzicht van de vragen die jullie dagelijks via telefoon en e-mail krijgen. Vragen over beschikbaarheid, bezichtigingstijden, bouwjaar, energielabel en de procedure bij een bod kan de chat prima zelf beantwoorden. Complexe vragen, onderhandelingen en emotionele gesprekken horen bij een collega thuis. Leg dat vast, zodat iedereen weet waar de grens ligt.

2. Maak één collega verantwoordelijk voor de opvolging:

Een lead die via de chat binnenkomt, verdient snelle opvolging. Spreek af wie de meldingen ontvangt en binnen welke tijd er wordt teruggebeld. Kantoren die binnen een uur reageren op een bezichtigingsaanvraag, zien een aantoonbaar hogere conversie dan kantoren die pas de volgende dag bellen.

3. Laat de chat leren van je team:

Bekijk wekelijks de gesprekken die de chat niet goed kon beantwoorden. Vaak ontbreekt er simpelweg informatie: een brochure die nog niet gekoppeld is, of een veelgestelde vraag over parkeren die nergens op de website staat. Vul die kennis aan en de chat wordt elke week een beetje slimmer.

4. Vier de resultaten samen:

Deel maandelijks de cijfers uit het dashboard: hoeveel gesprekken zijn er gevoerd, hoeveel bezichtigingen zijn er ingepland en hoeveel waardebepalingen zijn er aangevraagd? Als het team ziet dat de chat werk uit handen neemt en aanvragen oplevert, groeit het draagvlak vanzelf.

Een chatbot vervangt geen makelaar. Maar een makelaar met een goede chat heeft meer tijd voor het werk dat er echt toe doet: mensen helpen bij een van de grootste beslissingen in hun leven.